Ziekteverzuim is in de hippische sector altijd lastig. Het werk gaat door, teams zijn vaak klein en vervanging is niet altijd direct geregeld. Toch gelden er duidelijke regels zodra een werknemer zich ziekmeldt en die gaan vooral over privacy. 

Want ook al is iemand ziek: de werknemer houdt recht op privacy. Tegelijkertijd heb jij als werkgever informatie nodig om het werk te kunnen organiseren en het verzuim goed te begeleiden. Hoe zit dat precies? 

Alleen noodzakelijke informatie mag worden vastgelegd 

De AVG geeft werkgevers ruimte om alleen de noodzakelijke informatie vast te leggen. Dat betekent meteen ook een belangrijke grens: je mag geen medische gegevens verwerken. 

Je mag dus niet vragen: 

• Wat iemand precies heeft  

• Wat de oorzaak van de ziekte is (tenzij het veroorzaakt is door een 3e) 

• Welke behandeling iemand krijgt  

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en mogen alleen worden verwerkt door de bedrijfsarts of arbodienst. 

Belangrijk om te weten: ook als een werknemer spontaan vertelt wat hij of zij heeft, mag je dat als werkgever niet registreren of gebruiken voor een oordeel over inzetbaarheid. 

Ook toestemming van de werknemer is geen uitzondering 

Zelfs als een werknemer toestemming geeft om medische informatie te delen of vast te leggen, mag dit niet zomaar. 

De reden is simpel: er is een gezagsverhouding tussen werkgever en werknemer. Daardoor is toestemming niet volledig “vrij”, zoals de wet vereist. 

Alleen in uitzonderlijke situaties, bijvoorbeeld bij epilepsie of ernstige suikerziekte, kan het nodig zijn dat directe collega’s globaal geïnformeerd worden over hoe te handelen.  

Wat mag je wél vragen bij een ziekmelding?  

Bij een ziekmelding mag je alleen informatie vragen die nodig is om het werk te organiseren en de verzuimbegeleiding op te starten. 

Je mag bijvoorbeeld wél vragen en registreren: 

• Op welk telefoonnummer en (verpleeg)adres iemand bereikbaar is  

• Hoe lang de werknemer verwacht ziek te zijn  

• Of er (vervangende/andere) werkzaamheden zijn die de medewerker ondanks ziekte wel kan uitvoeren 

• Welke lopende werkzaamheden en afspraken er zijn  

• Of de ziekte het gevolg is van een arbeidsongeval  

• Of er sprake is van een (verkeers-)ongeval met mogelijk verhaalrecht (dus veroorzaakt voor een 3e) 

• Of iemand onder een vangnetregeling van de Ziektewet valt (zonder medische details te hoeven delen)  

Deze informatie helpt je om het werk te verdelen en te bepalen hoe de loondoorbetaling loopt zonder in medische details te treden. 

E-mail en werkoverdracht tijdens ziekte

In sommige gevallen mag je als werkgever de zakelijke e-mail laten checken, bijvoorbeeld om lopende werkzaamheden over te dragen. 

Belangrijk hierbij: 

• Alleen zakelijke e-mail bekijken  

• Privémail niet openen (en direct sluiten als het per ongeluk gebeurt)  

• Werknemers vooraf informeren dat dit kan gebeuren 

Vangnetregeling Ziektewet: wat moet je weten?

Soms valt een werknemer onder een vangnetregeling van de Ziektewet, waardoor (gedeeltelijke) kosten via het UWV lopen. 

Een werknemer hoeft meestal niet te vertellen onder welke regeling hij of zij valt, omdat dit medische informatie kan raken. 

Uitzonderingen zijn er wel, bijvoorbeeld bij: 

• No-risk polis  

• Compensatieregeling oudere werknemers  

In die gevallen mag je als werkgever wél vragen of hiervan sprake is, mits de werknemer langer dan 2 maanden in dienst is. 

Collega’s informeren: wat mag wel en niet?

In de praktijk vertellen werknemers soms zelf wat er speelt, maar dat betekent niet dat jij dat mag delen. 

Wat mag wel: 

• Collega’s informeren over de verwachte duur van afwezigheid  

• Aan de zieke werknemer vragen wat je mag delen  

Wat niet mag: 

• Medische details delen met collega’s  

• Informatie verspreiden die de werknemer niet wil delen  

De regie ligt altijd bij de werknemer zelf. 

Controle op ziekte: wat mag je doen?

Je mag als werkgever niet zelf controleren of iemand “echt ziek” is. 

Dat ligt bij de bedrijfsarts of arbodienst. 

Wat je wél mag doen: 

• Werknemers vragen om bereikbaar te zijn  

• Afspraken maken over contactmomenten  

• De bedrijfsarts inschakelen voor beoordeling  

Wat niet mag: 

• Zelf onaangekondigd controleren  

• Eisen dat iemand de hele dag thuisblijft  

• Overmatige controle via derden organiseren  

De kern: vertrouwen binnen duidelijke regels 

Ziekteverzuim draait in de basis om twee dingen: 

• Privacy van de werknemer  

• Verantwoordelijkheid van de werkgever om het werk goed te organiseren  

Door deze regels goed te volgen, voorkom je niet alleen juridische problemen, maar ook onnodige spanning in je team iets wat in de hippische sector extra belangrijk is, omdat samenwerking vaak hecht en praktisch is. 

Wil je sparren over een ziekmelding, advies over personeelsbeleid of hulp bij het opstellen van documenten? Neem contact met ons op of kijk in de shop van Horse and Work. 

👉 Wil je dit goed borgen in je organisatie? Dan is een helder personeelshandboek met verzuimprotocol geen luxe, maar een basisvoorwaarde. 

 Tip: In het voorbeeld Personeelshandboek dat je via onze website kunt bestellen, vind je een compleet en helder verzuimreglement. Daarmee weet je zeker dat je alle stappen goed vastlegt én communiceert met je team. 
📘 Bestel het handboek hier. 

Bekijk hier de checklist Ziekmelding