Als werkgever in de hippische sector heb je waarschijnlijk genoeg aan je hoofd: paarden, klanten, trainingen, evenementen, personeel… Toch is er één administratieve taak die vaak over het hoofd wordt gezien, maar wél wettelijk verplicht is: de arbeidstijdenregistratie.
Wat is arbeidstijdenregistratie?
Arbeidstijdenregistratie betekent dat je bijhoudt wanneer je medewerkers werken:
- Begin- en eindtijden van hun werkdag
- Pauzes
- Overuren
- En eventueel rustdagen of wachtdiensten
Het is niet alleen een overzicht voor de loonadministratie, het is ook een manier om te voldoen aan de Arbeidstijdenwet (ATW). Deze wet beschermt werknemers tegen te lange werkdagen en te weinig rust.
Waarom is het verplicht?
Volgens de Arbeidstijdenwet moet iedere werkgever kunnen aantonen dat de regels rond werktijden en rusttijden worden nageleefd. Dit geldt ook voor bedrijven in de paardenwereld: maneges, pensionstallen, trainingsstallen, evenementenlocaties en fokbedrijven.
Bij een controle van de Inspectie SZW (voorheen Arbeidsinspectie) moet je deze registratie kunnen laten zien. Kun je dat niet, dan riskeer je een boete.
Wat moet je precies bijhouden?
De wet schrijft niet voor hóé je moet registreren, maar wel dat je het doet. In de praktijk betekent dit dat je per medewerker vastlegt:
- Datum
- Begin- en eindtijd
- Pauzes
- Totaal aantal gewerkte uren per dag en per week
Dit kan handmatig, bijvoorbeeld in een Excel-sheet, maar ook digitaal via een systeem of app.
Hoe lang moet je de gegevens bewaren?
De arbeidstijdenregistratie moet je minimaal 52 weken bewaren, gerekend vanaf de dag waarop het werk is verricht.
Het is verstandig om de gegevens eventueel langer te bewaren als ze ook relevant zijn voor de loonadministratie of bij geschillen over gewerkte uren. Zo ben je altijd goed voorbereid bij een controle of een discussie achteraf.
Waarom het meer is dan een verplichting
Een goede arbeidstijdenregistratie is niet alleen handig bij controles. Het helpt je ook om:
- Inzicht te krijgen in de werkdruk binnen je team
- Overuren eerlijk te vergoeden
- Planningen beter af te stemmen
- Conflicten te voorkomen over gewerkte uren of rustdagen
Bovendien laat je als werkgever zien dat je verantwoord en professioneel met je personeel omgaat, iets wat in de moderne arbeidsmarkt steeds belangrijker wordt.
Hoe pak je het eenvoudig aan?
Met een digitaal systeem kun je veel tijd besparen. Er bestaan platforms die automatisch registreren wanneer medewerkers in- en uitklokken via hun telefoon of computer. Zo voldoe je makkelijk aan de wet en houd je alles overzichtelijk voor loonadministratie en roosters.
Horse and Work kan je helpen bij het kiezen of opzetten van een passende oplossing voor jouw bedrijf, afgestemd op de praktijk van de hippische sector.
Kort samengevat
Arbeidstijdenregistratie is niet alleen verplicht, het is ook een slimme manier om grip te houden op je bedrijf én je medewerkers te beschermen. Een kleine inspanning, met grote voordelen.
En vergeet niet: bewaar de gegevens minstens 52 weken – dan zit je altijd goed bij een controle.
Meer weten, hulp of advies nodig? Neem contact met ons op via ons contactformulier, we helpen je graag verder!